Nuestro cliente
Hippocampo es un centro de psicología cognitiva neuropsicológica con sede en Brescia, en el norte de Italia, que ofrece evaluación, diagnóstico y tratamiento para una amplia gama de dificultades emocionales y conductuales. Lo dirige el doctor Pier Paolo Faresin, psicólogo y psicoterapeuta, además de consultor para los tribunales y docente.
El desafío
Con el incremento en el número de pacientes, Hippocampo tenía grandes dificultades en la gestión de sus citas y facturación.
- Gestión de citas: los pacientes realizaban sus reservas por teléfono o correo electrónico, lo que generaba confusión, solapamientos y una carga administrativa adicional para el equipo.
- Facturación: la emisión y el envío de facturas se realizaban manualmente, lo que suponía una gran inversión de tiempo y aumentaba el riesgo de errores o retrasos en el seguimiento de los pagos.
Estas tareas administrativas consumían recursos valiosos y reducían el tiempo disponible para la atención al paciente.
La solución
Ideomatica diseñó e implementó un sistema integral de automatización para cubrir ambas necesidades:
- Sistema de gestión de reservas en línea
- Se implementó una plataforma de reservas que permite a los pacientes seleccionar los horarios disponibles en tiempo real.
- Este sistema, sincronizado con los calendarios de Google de los psicólogos, previene solapamientos y muestra la disponibilidad actualizada.
- Además, se activaron recordatorios automáticos por correo electrónico y SMS para minimizar las ausencias.
- Sistema automatizado de facturación
- Al finalizar cada sesión, el sistema genera automáticamente una factura personalizada con los datos del paciente y la envía por correo electrónico.
- Las facturas se almacenan en un sistema centralizado que facilita el seguimiento de los pagos.
- En caso de impagos, el sistema envía recordatorios automáticos, agilizando el proceso sin necesidad de intervención manual.
Los resultados
La implementación de estas automatizaciones ha tenido un impacto significativo en la operativa del centro Hippocampo.
- El tiempo dedicado a las tareas administrativas se ha reducido aproximadamente en un 50%.
- Han disminuido del 30% las ausencias de pacientes, gracias a los recordatorios automáticos.
- Mayor precisión y eficiencia en la facturación, con un 100 % de las facturas enviadas a tiempo y un seguimiento eficaz de los pagos.
- Aumento en la satisfacción de los pacientes, quienes valoran la comodidad de gestionar sus citas en línea.
