Il nostro cliente
Hippocampo è un centro di psicologia cognitiva neuropsicologica con sede a Brescia, nel nord Italia, che offre valutazione, diagnosi e trattamento per un'ampia gamma di difficoltà emotive e comportamentali. È diretto dal dottor Pier Paolo Faresin, psicologo psicoterapeuta, consulente giudiziario e insegnante.
La sfida
Con un numero crescente di pazienti, Hippocampo ha dovuto affrontare problemi significativi nella gestione degli appuntamenti e nella fatturazione.
- Gestione degli appuntamenti: i pazienti venivano prenotati tramite telefonate o e-mail, con conseguente confusione, sovrapposizioni e ulteriori oneri amministrativi per il team.
- Fatturazione: le fatture venivano create e inviate manualmente, il che richiedeva molto tempo e aumentava il rischio di errori o ritardi nel monitoraggio dei pagamenti.
Queste attività amministrative assorbivano risorse preziose e limitavano il tempo disponibile per concentrarsi sulla cura dei pazienti.
La soluzione
Ideomatica ha progettato e implementato un sistema di automazione completo per rispondere a entrambe le esigenze:
- Sistema di prenotazione online
- È stata creata una piattaforma di prenotazione per consentire ai pazienti di selezionare gli orari disponibili in tempo reale.
- Questo sistema, sincronizzato con i calendari Google degli psicologi, evita le sovrapposizioni e mostra le disponibilità aggiornate.
- Inoltre, sono stati impostati promemoria automatici via e-mail e SMS per ridurre l'assenteismo.
- Automazione della fatturazione
- Dopo ogni seduta, il sistema genera automaticamente una fattura personalizzata con i dati del paziente e la invia per e-mail.
- Le fatture vengono registrate automaticamente in un sistema centralizzato che consente di tenere traccia dei pagamenti.
- In caso di mancato pagamento, il sistema invia solleciti automatici, accelerando il processo senza bisogno di interventi manuali.
I risultati
L'implementazione di queste automazioni ha avuto un impatto significativo sul funzionamento del centro Hippocampo.
- Si è registrata una riduzione di circa il 50% del tempo dedicato alle attività amministrative.
- Le assenze dei pazienti sono state ridotte del 30%, grazie ai promemoria automatici.
- Miglioramento dell'accuratezza e dell'efficienza della fatturazione, con il 100% delle fatture inviate in tempo e un efficace monitoraggio dei pagamenti.
- Aumento della soddisfazione dei pazienti, che apprezzano la comodità di gestire i loro appuntamenti online.
