Il nostro cliente
Hippocampo è un centro di psicologia cognitiva neuropsicologica con sede a Brescia, nel nord Italia, che offre valutazione, diagnosi e trattamento per un'ampia gamma di difficoltà emotive e comportamentali. È diretto dal dottor Pier Paolo Faresin, psicologo e psicoterapeuta, nonché consulente giudiziario e insegnante.
La sfida
Con l'aumento del numero di pazienti, Hippocampo ha avuto grandi difficoltà a gestire gli appuntamenti e la fatturazione.
- Gestione degli appuntamenti: i pazienti erano soliti prenotare gli appuntamenti per telefono o via e-mail, generando confusione, sovrapposizioni e ulteriori oneri amministrativi per il team.
- Fatturazione: l'emissione e l'invio delle fatture avveniva manualmente, il che richiedeva molto tempo e aumentava il rischio di errori o ritardi nel follow-up dei pagamenti.
Queste attività amministrative consumavano risorse preziose e riducevano il tempo disponibile per la cura dei pazienti.
La soluzione
Ideomatica ha progettato e realizzato un sistema di automazione integrale per soddisfare entrambe le esigenze:
- Sistema di gestione delle prenotazioni online
- È stata implementata una piattaforma di prenotazione che consente ai pazienti di selezionare in tempo reale gli orari disponibili.
- Questo sistema, sincronizzato con i calendari Google degli psicologi, evita le sovrapposizioni e mostra le disponibilità aggiornate.
- Inoltre, sono stati attivati promemoria automatici via e-mail e SMS per ridurre al minimo le assenze.
- Sistema di fatturazione automatizzato
- Al termine di ogni seduta, il sistema genera automaticamente una fattura personalizzata con i dati del paziente e la invia per e-mail.
- Le fatture vengono archiviate in un sistema centralizzato che facilita la tracciabilità dei pagamenti.
- In caso di mancato pagamento, il sistema invia solleciti automatici, accelerando il processo senza bisogno di interventi manuali.
I risultati
L'implementazione di queste automazioni ha avuto un impatto significativo sul funzionamento del centro Hippocampo.
- Il tempo dedicato alle attività amministrative è stato ridotto di circa il 50%.
- Le assenze dei pazienti sono state ridotte del 30%, grazie ai promemoria automatici.
- Maggiore accuratezza ed efficienza nella fatturazione, con il 100% delle fatture inviate in tempo e un efficace monitoraggio dei pagamenti.
- Aumento della soddisfazione dei pazienti, che apprezzano la comodità di gestire i propri appuntamenti online.
