Cómo automatizamos la gestión de los favoritos en nuestro equipo
En el entorno empresarial actual, la gestión eficiente de la información resulta fundamental para el éxito de los equipos. Compartir enlaces y recursos útiles de forma organizada puede suponer un reto, especialmente cuando cada persona almacena sus propios recursos de manera dispersa
Índice de contenido
El problema se agrava con los marcadores, enlaces de interés que podrían ser útiles para toda la organización, pero que quedan almacenados en el navegador de un solo usuario, sin acceso para los demás.
Para abordar este problema dentro de nuestra empresa, hemos implementado una automatización que conecta Pinboard, Mattermost y DokuWiki, y facilita la recopilación y distribución de enlaces relevantes para todo el equipo.
Implantación de la automatización
Nuestra automatización empieza con Pinboard, un servicio de favoritos en línea. Pinboard permite almacenar enlaces de interés en la nube y organizarlos con etiquetas personalizadas, en lugar de guardarlos directamente en el navegador.
Para asegurar que los enlaces destinados a nuestro equipo se recopilasen correctamente, acordamos utilizar un tag específico, en nuestro caso, «qabiria», el nombre de la empresa detrás del proyecto Ideomatica.
Obtener el feed RSS de la etiqueta en Pinboard
Entre sus muchas funciones predefinidas, Pinboard genera un feed RSS para cada etiqueta.
Un feed RSS es un sistema que permite recibir automáticamente actualizaciones de un sitio web sin necesidad de visitarlo. Actúa como un canal de noticias que reúne y muestra los contenidos más recientes de una página, como artículos, pódcast o enlaces guardados, permitiendo su acceso desde un lector de feeds o su integración en otras herramientas.
El feed generado por Pinboard permite acceder a los enlaces guardados de manera estructurada. Para obtener el feed RSS de la etiqueta «qabiria», se utiliza la siguiente URL, reemplazando [nombre-usuario] por el nombre de usuario correspondiente:
https://feeds.pinboard.in/rss/u:[nombre-usuario]/t:qabiria/
Este feed se actualizará automáticamente cada vez que se añada un nuevo enlace con la etiqueta designada.
Integrar el feed RSS en DokuWiki
Para centralizar y facilitar el acceso a los enlaces, integramos el feed RSS en DokuWiki, nuestra plataforma de documentación interna.
DokuWiki es un sistema de gestión de documentación en formato wiki, diseñado para ser ligero, fácil de usar y sin necesidad de una base de datos. Facilita a los equipos la creación, organización y edición colaborativa de la información, con un control de versiones que registra cada cambio. Su sintaxis sencilla y su amplia gama de extensiones lo convierten en una herramienta flexible para documentar procesos, compartir conocimientos y estructurar información de manera accesible.
DokuWiki permite la incorporación de feeds RSS de forma nativa mediante la siguiente sintaxis:
{{rss>https://feeds.pinboard.in/rss/u:[nombre-usuario]/t:qabiria/}}
Si se añade esta línea en una página específica de DokuWiki, como en una titulada «Para leer», los enlaces guardados en Pinboard con la etiqueta «qabiria» aparecen de forma automática y le ofrecen al equipo una lista actualizada de recursos recomendados.
Notificaciones en tiempo real en Mattermost
Para mantener al equipo informado sobre los nuevos enlaces añadidos, configuramos una integración con Mattermost, nuestra herramienta de comunicación interna.
Mattermost es una plataforma de mensajería y colaboración en equipo, similar a Slack, pero con un enfoque en la privacidad y la personalización. Permite la comunicación en tiempo real a través de canales organizados, mensajes directos e integraciones con otras herramientas. Al ser de código abierto, puede instalarse en servidores propios, ofreciendo mayor control sobre los datos y la seguridad de la información empresarial.
A través de Make.com, creamos una conexión que monitorea el feed RSS de Pinboard y envía una notificación al canal designado en Mattermost cada vez que se añade un nuevo enlace.
“La gestión eficiente de la información es la clave para el éxito de los equipos.”
Además, para ofrecer un contexto más completo, se añade un paso adicional: una integración con ChatGPT que genera una breve descripción del enlace compartido.
De este modo, cada notificación incluye no solo el título y la URL del enlace, sino también un resumen que ayuda al equipo a comprender rápidamente la relevancia del contenido.
Beneficios de la integración
Esta automatización ofrece múltiples ventajas:
- Eficiencia: elimina la necesidad de compartir manualmente enlaces y garantiza que todos los recursos relevantes estén disponibles para el equipo sin esfuerzo adicional.
- Centralización: reúne y almacena todos los enlaces en una ubicación accesible, lo que facilita su consulta y referencia en el futuro.
- Mejora de la colaboración: mantiene al equipo informado sobre recursos útiles, fomentando una cultura de aprendizaje y mejora continua.
Conclusión
La integración de Pinboard, Mattermost y DokuWiki mediante esta automatización ha mejorado significativamente la gestión del conocimiento dentro del equipo.
Con soluciones como esta, las empresas mejoran sus procesos y garantizan que la información más relevante esté siempre accesible para todos.
En Ideomatica, nos especializamos en diseñar e implementar automatizaciones personalizadas que se adaptan a las necesidades específicas de cada organización.
Si estás interesado en mejorar la eficiencia y colaboración de tu equipo a través de soluciones innovadoras, contáctanos para descubrir cómo podemos ayudarte.
Marco Cevoli
Experto en trasformación digital, gestor de proyectos, traductor, diseñador, unidor de puntos. Autor de 4 manuales técnicos para freelance. Inquebrantable al iniciar proyectos. Menos inquebrantable a la hora de acabarlos.