Cómo automatizamos la gestión de los favoritos en nuestro equipo
En el entorno empresarial actual, la gestión eficiente de la información es crucial para el éxito de los equipos. Compartir enlaces y recursos útiles de manera organizada puede ser un desafío, especialmente cuando cada persona guarda sus recursos de forma dispersa.
Índice de contenido
El problema se hace particolarmente serio en el caso de los favoritos, todos aquellos enlaces de interés, de los que podrían beneficiarse todos los miembros de la organización, pero que quedan relegados dentro del navegador de uno.
Para abordar este problema dentro de nuestra empresa, hemos implementado una automatización que conecta Pinboard, Mattermost y DokuWiki, y facilita la recopilación y distribución de enlaces relevantes para todo el equipo.
Implantación de la automatización
Esta automatización empieza con Pinboard, un servicio de favoritos en línea. En lugar de guardar un enlace en el navegador, Pinboard permite guardar en la nube los enlaces de interés y etiquetarlos según un criterio propio.
Para asegurar que los enlaces destinados a nuestro equipo se recopilasen correctamente, acordamos utilizar un tag específico, en nuestro caso, «qabiria», el nombre de la empresa detrás del proyecto Ideomatica.
Obtener el feed RSS de la etiqueta en Pinboard
Entre sus muchas funciones predefinidas, Pinboard genera un feed RSS para cada etiqueta.
Un feed RSS es un sistema que permite recibir automáticamente actualizaciones de un sitio web sin necesidad de visitarlo. Funciona como un canal de noticias que recopila y muestra los últimos contenidos publicados en una página, como artículos, podcasts o enlaces guardados, para que se pueda acceder a ellos desde un lector de feeds o integrarlos en otras herramientas.
El feed generado por Pinboard permite acceder a los enlaces guardados de manera estructurada. Para obtener el feed RSS de la etiqueta «qabiria», se utiliza la siguiente URL, reemplazando [nombre-usuario] por el nombre de usuario correspondiente:
https://feeds.pinboard.in/rss/u:[nombre-usuario]/t:qabiria/
Este feed se actualizará automáticamente cada vez que se añada un nuevo enlace con la etiqueta designada.
Integrar el feed RSS en DokuWiki
Para centralizar y facilitar el acceso a los enlaces, integramos el feed RSS en DokuWiki, nuestra plataforma de documentación interna.
DokuWiki es un sistema de gestión de documentación en formato wiki, diseñado para ser ligero, fácil de usar y sin necesidad de una base de datos. Permite a los equipos crear, organizar y editar información de forma colaborativa, con un control de versiones que registra cada cambio. Su sintaxis sencilla y su amplia gama de extensiones lo convierten en una herramienta flexible para documentar procesos, compartir conocimientos y estructurar información de manera accesible.
DokuWiki permite la incorporación de feeds RSS de forma nativa mediante la siguiente sintaxis:
{{rss>https://feeds.pinboard.in/rss/u:[nombre-usuario]/t:qabiria/}}
Al añadir esta línea en una página específica de DokuWiki, por ejemplo en una titulada «Para leer», los enlaces guardados en Pinboard con la etiqueta «qabiria» se mostrarán automáticamente, proporcionando al equipo una lista actualizada de recursos recomendados.
Notificaciones en tiempo real en Mattermost
Para asegurar que el equipo estuviera al tanto de los nuevos enlaces añadidos, configuramos también una integración con Mattermost, nuestra herramienta de comunicación interna.
Mattermost es una plataforma de mensajería y colaboración en equipo, similar a Slack, pero con un enfoque en la privacidad y la personalización. Permite la comunicación en tiempo real a través de canales organizados, mensajes directos e integraciones con otras herramientas. Al ser de código abierto, puede instalarse en servidores propios, ofreciendo mayor control sobre los datos y la seguridad de la información empresarial.
A través de Make.com, creamos una conexión que monitorea el feed RSS de Pinboard y envía una notificación al canal designado en Mattermost cada vez que se añade un nuevo enlace.
“La gestión eficiente de la información es crucial para el éxito de los equipos.”
Además, para proporcionar más contexto, añadimos un paso: una integración con ChatGPT que genera una breve descripción del enlace compartido.
De este modo, cada notificación incluye no solo el título y la URL del enlace, sino también un resumen que ayuda al equipo a comprender rápidamente la relevancia del contenido.
Beneficios de la integración
Esta automatización ofrece múltiples ventajas:
- Eficiencia: elimina la necesidad de compartir manualmente enlaces, asegurando que todos los recursos relevantes estén disponibles para el equipo sin esfuerzo adicional.
- Centralización: almacena todos los enlaces en una ubicación accesible, facilitando la consulta y referencia futura.
- Mejora de la colaboración: mantiene al equipo informado sobre recursos útiles, fomentando una cultura de aprendizaje y mejora continua.
Conclusión
La integración de Pinboard, Mattermost y DokuWiki mediante esta automatización ha mejorado significativamente la gestión del conocimiento dentro del equipo.
Al implementar soluciones como esta, las empresas pueden optimizar sus procesos y asegurar que la información más relevante siempre esté al alcance de todos.
En Ideomatica, nos especializamos en diseñar e implementar automatizaciones personalizadas que se adaptan a las necesidades específicas de cada organización.
Si estás interesado en mejorar la eficiencia y colaboración de tu equipo a través de soluciones innovadoras, contáctanos para descubrir cómo podemos ayudarte.
Marco Cevoli
Experto en trasformación digital, gestor de proyectos, traductor, diseñador, unidor de puntos. Autor de 4 manuales técnicos para freelance. Inquebrantable al iniciar proyectos. Menos inquebrantable a la hora de acabarlos.