Dai preferiti personali alla biblioteca condivisa
Come automatizziamo la gestione dei preferiti nel nostro team
Nell'ambiente aziendale di oggi, una gestione efficiente delle informazioni è fondamentale per il successo dei team. Condividere link e risorse utili in modo organizzato può essere una sfida, soprattutto quando le persone archiviano le proprie risorse in modo dispersivo.
Indice dei contenuti
Il problema è aggravato dai segnalibri, collegamenti di interesse che potrebbero essere utili per l'intera organizzazione, ma che sono memorizzati nel browser di un singolo utente, inaccessibili agli altri.
Per risolvere questo problema all'interno della nostra azienda, abbiamo implementato un'automazione che collega Pinboard, Mattermost e DokuWiki e facilita la raccolta e la distribuzione di link rilevanti per tutto il team.
Implementazione dell'automazione
La nostra automazione inizia con Pinboard, un servizio di bookmarking online. Pinboard consente di memorizzare i link di interesse nel cloud e di organizzarli con tag personalizzati, invece di salvarli direttamente nel browser.
Per garantire che i link al nostro team venissero raccolti correttamente, abbiamo accettato di utilizzare un tag specifico, nel nostro caso "qabiria", il nome dell'azienda che sta dietro al progetto Ideomatica.
Ottenere il feed RSS del tag su Pinboard
Tra le numerose funzioni predefinite, Pinboard genera un feed RSS per ogni tag.
Un feed RSS è un sistema che consente di ricevere automaticamente gli aggiornamenti di un sito web senza doverlo visitare. Funziona come un canale di notizie che raccoglie e visualizza i contenuti più recenti di una pagina, come articoli, podcast o link salvati, consentendo l'accesso da un lettore di feed o l'integrazione in altri strumenti.
Il feed generato da Pinboard consente di accedere ai link salvati in modo strutturato. Per ottenere il feed RSS del tag "qabiria", utilizzare il seguente URL, sostituendo [username] con il nome utente corrispondente:
https://feeds.pinboard.in/rss/u:[nombre-usuario]/t:qabiria/
Questo feed verrà aggiornato automaticamente ogni volta che verrà aggiunto un nuovo link con il tag designato.
Integrare il feed RSS in DokuWiki
Per centralizzare e facilitare l'accesso ai link, abbiamo integrato il feed RSS in DokuWiki, la nostra piattaforma di documentazione interna.
DokuWiki è un sistema di gestione della documentazione basato su wiki, progettato per essere leggero, facile da usare e senza la necessità di un database. Consente ai team di creare, organizzare e modificare le informazioni in modo collaborativo, con un controllo di versione che registra ogni modifica. La sua sintassi semplice e l'ampia gamma di estensioni lo rendono uno strumento flessibile per documentare i processi, condividere le conoscenze e strutturare le informazioni in modo accessibile.
DokuWiki consente di incorporare i feed RSS in modo nativo utilizzando la seguente sintassi:
{{rss>https://feeds.pinboard.in/rss/u:[nombre-usuario]/t:qabiria/}}
Se questa riga viene aggiunta a una pagina DokuWiki specifica, ad esempio quella intitolata "Da leggere", i collegamenti salvati su Pinboard con il tag "qabiria" appaiono automaticamente e forniscono al team un elenco aggiornato di risorse consigliate.
Notifiche in tempo reale su Mattermost
Per tenere il team informato sui nuovi link aggiunti, abbiamo creato un'integrazione con Mattermost, il nostro strumento di comunicazione interna.
Mattermost è una piattaforma di messaggistica e collaborazione di gruppo, simile a Slack, ma con un'attenzione particolare alla privacy e alla personalizzazione. Permette di comunicare in tempo reale attraverso canali organizzati, messaggistica diretta e integrazioni con altri strumenti. Essendo open source, può essere installata sui propri server, offrendo un maggiore controllo sui dati e sulla sicurezza delle informazioni aziendali.
Attraverso Make.com, abbiamo creato una connessione che monitora il feed RSS di Pinboard e invia una notifica al canale designato su Mattermost ogni volta che viene aggiunto un nuovo link.
"Una gestione efficiente delle informazioni è la chiave del successo dei team".
Inoltre, per fornire un contesto più completo, è stato aggiunto un ulteriore passaggio: un'integrazione con ChatGPT che genera una breve descrizione del link condiviso.
In questo modo, ogni notifica include non solo il titolo e l'URL del link, ma anche un riepilogo che aiuta il team a capire rapidamente la rilevanza del contenuto.
Vantaggi dell'integrazione
Questa automazione offre molteplici vantaggi:
- Efficienza: elimina la necessità di condividere manualmente i link e garantisce che tutte le risorse rilevanti siano disponibili per il team senza ulteriori sforzi.
- Centralizzazione: raccoglie e archivia tutti i link in un'unica posizione accessibile, rendendoli facili da consultare e a cui fare riferimento in futuro.
- Miglioramento della collaborazione: mantiene il team informato sulle risorse utili, favorendo una cultura dell'apprendimento e del miglioramento continuo.
Conclusione
L'integrazione di Pinboard, Mattermost e DokuWiki attraverso questa automazione ha migliorato notevolmente la gestione delle conoscenze all'interno del team.
Con soluzioni di questo tipo, le aziende migliorano i loro processi e garantiscono che le informazioni più rilevanti siano sempre accessibili a tutti.
In Ideomatica siamo specializzati nella progettazione e nell'implementazione di automazioni personalizzate che si adattano alle esigenze specifiche di ogni organizzazione.
Se siete interessati a migliorare l'efficienza e la collaborazione del vostro team attraverso soluzioni innovative, contattateci per scoprire come possiamo aiutarvi.
Marco Cevoli
Esperto di trasformazione digitale, project manager, traduttore, progettista, giuntista. Autore di 4 manuali tecnici per liberi professionisti. Incrollabile quando inizia i progetti. Meno incrollabile quando si tratta di portarli a termine.