Automatizaciones para la gestión documental
Con tantas otras prioridades, a menudo la labor manual de gestión y actualización de documentos puede quedar desatendida y cuando te das cuenta suele ser demasiado tarde. Con la ayuda de la IA, automatizar la gestión de documentación permite que esté completa y se mantenga siempre al día sin aumentar la carga de trabajo.
Organiza tu archivo digital de forma autónoma
A medida que tu empresa crece, tus documentos tienden a dispersarse por distintas plataformas y sistemas. Seguir dependiendo de la intervención humana para la gestión documental se presta a errores que afectan directamente tus proyectos, tus datos, y por ende la toma de decisiones. Para recuperar el control, solo hace falta integrar tu infraestructura y herramientas con la inteligencia artificial.
Descubre algunas de nuestras soluciones para automatizar tu gestión documental
Revisión y comparación avanzada de documentos
Elimina la necesidad de revisar manualmente la documentación. Mediante la IA, puedes analizar cualquier documento importante e identificar discrepancias, cambios o errores con precisión y rapidez, destacando automáticamente diferencias clave o inconsistencias.
Clasificación y organización automática de documentos
La IA es capaz de clasificar documentos de forma autónoma según su contenido o tipo, como facturas, contratos, propuestas o informes. Estrae los datos clave y organiza cada documento según los criterios programados.
Conversión de documentos a texto editable
La IA convierte documentos escaneados o en formato PDF no editable en texto que se puede modificar. Esto facilita el trabajo con contratos, informes o archivos antiguos sin necesidad de transcribirlos a mano, ahorrando tiempo y mejorando la precisión.
¿Cómo cambiará tu día a día con la automatización?
Además de simplificar tus procesos, la automatización también te permite trabajar de forma más fluida, precisa y eficiente. Cada aspecto de tu negocio se agiliza, independientemente de su tamaño y sus recursos. Ya no es cuestión de trabajar más, sino de trabajar mejor.
Control total de tu negocio
Automatiza tus tareas y disfruta de más tiempo libre.
Más ventas, menos estrés
Optimiza tus operaciones y dedica más tiempo a tus clientes.
Prepárate para el futuro
Automatiza y crece sin aumentar costes.
Duerme tranquilo
Tus procesos, seguros y automatizados.
Por qué Ideomatica
Trabajamos de forma diferente. Ideomatica nace para que tus procesos sean más ágiles y eficientes, ahorres tiempo y alcances tus metas más fácilmente. Para lograrlo optimizamos los procedimientos eliminando tareas innecesarias, redundancias y automatizando todo lo que se puede automatizar.
Atención al resultado
Para encontrar la respuesta adecuada hace falta realizar la pregunta adecuada. Nos centramos en tu objetivo concreto y trazamos el camino más directo para alcanzarlo.
Transparencia
Ofrecemos únicamente lo que mejor sabemos hacer. No creamos falsas expectativas. Con nosotros, siempre tendrás la máxima honestidad, responsabilidad y franqueza.
Determinación
Entramos al tema sin rodeos. Ponemos todas nuestras capacidades al servicio de tu objetivo. Con nosotros no pierdes tiempo.
Creatividad
Algunos problemas se resuelven solo con audacia y creatividad. Y tenemos de sobra.
Preguntas frecuentes
¿Cómo funciona la automatización de la gestión documental?
En las automatizaciones diseñadas para la gestión documental se emplean herramientas avanzadas, como inteligencia artificial y flujos de trabajo personalizados, para procesar documentos de manera automática. Esto incluye tareas como clasificar documentos según su contenido, extraer datos clave (como nombres, fechas o importes), convertir archivos escaneados en texto editable y almacenarlos en ubicaciones organizadas automáticamente.
¿Es complicado implementar la automatización?
No. Nos encargamos de todo el proceso: desde analizar tus necesidades específicas hasta configurar las herramientas más adecuadas. Además, te formamos para que tú y tu equipo podáis utilizar estas soluciones de manera sencilla y efectiva. Nuestro objetivo es que la transición sea fluida y libre de complicaciones.
¿Es seguro implementar la automatización de la gestión documental?
Sí. Las automatizaciones no suponen un riesgo de seguridad o privacidad. Los sistemas que lectura automática simplemente buscan los datos para clasificar y ordenar los documentos, pero no los almacenan. Además, todas las aplicaciones utilizadas cumplen con las normativas como el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) para garantizar su privacidad.
¿A qué tipo de documentos se puede aplicar la gestión automática?
Se pueden automatizar todo tipo de documentos, desde facturas y contratos hasta órdenes de compra, informes, documentos legales y correspondencia digital. Incluso es posible digitalizar archivos en papel mediante tecnología OCR para integrarlos en el sistema.
¿Qué pasa si ya tengo herramientas de gestión documental?
Pues, ¡perfecto! Podemos integrar las herramientas que ya usas, como DMS, servicios de almacenamiento en la nube, servidores dedicados, etc. Si alguna herramienta no cumple con tus expectativas, también podemos recomendar alternativas más eficaces que se ajusten a tu presupuesto y necesidades.
¿La automatización requiere un gran presupuesto?
No necesariamente. Una de las ventajas de la automatización es que permite optimizar recursos sin grandes inversiones iniciales. Además, diseñamos soluciones personalizadas que se ajustan al tamaño y presupuesto de tu negocio, asegurándonos de que solo pagues por lo que realmente necesitas y utilizas.
Confian en nosotros docenas de empresas como la tuya
Ideomatica nos ayudó a transformar la manera en que gestionamos nuestras citas y facturación. Ahora podemos dedicar más tiempo a lo que realmente importa: ayudar a nuestros pacientes. El sistema es eficiente, fiable y se adapta perfectamente a nuestras necesidades.
Gracias a la automatización creada por Ideomatica, ahora puedo gestionar mi contenido de forma mucho más eficiente. Lo que antes me llevaba horas cada semana, ahora se hace prácticamente solo. Además, los comentarios generados capturan perfectamente mi estilo y voz, lo que mantiene la autenticidad de mi marca personal.
¡Muchas gracias por vuestro trabajo! Ahorrar horas con tareas que se pueden automatizar significa que puedo invertir mi tiempo en los aspectos clave de mi proyecto. A veces uno nota la soledad cuando trabaja en un proyecto propio, y tener a personas como Marco y Sergio ayudándome a identificar herramientas de automatización y flujos de trabajo no solo ha sido útil, ¡sino también transformador de cara a mi actitud hacia el trabajo!