Nuestro cliente
Hippocampo es un centro de psicología cognitiva neuropsicológica con sede en Brescia, en el norte de Italia, que ofrece evaluación, diagnóstico y tratamiento para una amplia gama de dificultades emocionales y conductuales. Lo dirije el doctor Pier Paolo Faresin, psicólogo psicoterapista, consultor para los tribunales y docente.
El desafío
Con un número creciente de pacientes, Hippocampo se enfrentaba a problemas significativos en la gestión de citas y la facturación.
- Gestión de citas: los pacientes reservaban mediante llamadas telefónicas o correos electrónicos, lo que resultaba en confusiones, solapamientos y una carga administrativa adicional para el equipo.
- Facturación: la creación y envío de facturas se realizaba manualmente, lo que requería mucho tiempo y aumentaba el riesgo de errores o retrasos en el seguimiento de los pagos.
Estas tareas administrativas absorbían recursos valiosos y limitaban el tiempo disponible para centrarse en la atención al paciente.
La solución
Ideomatica diseñó e implementó un sistema de automatización integral para abordar ambas necesidades:
- Sistema de reservas en línea
- Se configuró una plataforma de reservas que permite a los pacientes seleccionar horarios disponibles en tiempo real.
- Este sistema, sincronizado con los calendarios de Google de los psicólogos, evita solapamientos y muestra la disponibilidad actualizada.
- Además, se configuraron recordatorios automáticos por correo electrónico y SMS para reducir las faltas de asistencia.
- Automatización de la facturación
- Tras cada sesión, el sistema genera automáticamente una factura personalizada con los datos del paciente y la envía por correo electrónico.
- Las facturas se registran automáticamente en un sistema centralizado que permite realizar un seguimiento de los pagos.
- En caso de impagos, el sistema envía recordatorios automáticos, agilizando el proceso sin necesidad de intervención manual.
Los resultados
La implementación de estas automatizaciones ha tenido un impacto significativo en la operativa del centro Hippocampo.
- Se ha visto una reducción del 50% aprox. en el tiempo dedicado a las tareas administrativas.
- Han disminuido del 30% las ausencias de pacientes, gracias a los recordatorios automáticos.
- Mejora en la precisión y eficiencia de la facturación, con un 100% de las facturas enviadas a tiempo y un seguimiento efectivo de los pagos.
- Mayor satisfacción de los pacientes, que valoran la comodidad de gestionar sus citas en línea.
