Cómo gestionar la traducción con herramientas automáticas
Hoy te explicaremos cómo puedes automatizar la traducción y de qué manera esto puede ayudarte a que tu negocio no tenga fronteras.
Índice de contenido
En Ideomatica sabemos muy bien de qué va todo esto, ¿y sabes por qué? Gracias a más de 20 años de experiencia. Sí, has leído bien.
Ideomatica es un proyecto de Qabiria, una empresa que nació para cumplir con una noble misión: traducir. Traducir para que todo el mundo pudiese comunicar, sin malentendidos y con la seguridad de una calidad impecable.
Año tras año, Qabiria fue ganando reconocimiento y experiencia. Trabajó para clientes de los más conocidos en todo el mercado de los servicios lingüísticos. Hasta que un día, alrededor de 2021, llegó la inteligencia artificial. En Qabiria descubrimos que no solo nos ayudaba a optimizar y corregir los textos traducidos para nuestros clientes, sino que nos hacía la vida más fácil, ahorrándonos tiempo.
Poco a poco, nos dimos cuenta de que la inteligencia artificial había llegado para quedarse. Así empezamos a usarla para automatizar tareas más largas y laboriosas.
De ahí salió una idea, o mejor dicho, una idea… automática: ¡Ideomatica!
Efectivamente, tras muchos años dedicados a la traducción, sabemos que «automatizar» no solo se puede aplicar a las traducciones automáticas, sino también a muchas otras actividades y tareas empresariales. A lo largo del tiempo nos hemos enfrentado a multitud de sistemas y programas distintos, sin contar todos los formatos con los que tuvimos que lidiar. ¡Una verdadera aventura!
Las tareas manuales han sido durante mucho tiempo muy parecidas al «anillo único» del que hablaba Tolkien en sus libros: necesarias, pero difíciles de gestionar sin caer en su control. Sin embargo, en nuestra Tierra Media particular, hemos encontrado una forma de disipar esas sombras.
Gracias a Ideomatica, puedes tener tu Comunidad del Anillo: estamos listos para acompañarte, hacerte ahorrar tiempo y ganar dinero. ¡Porque no todo lo manual tiene que ser una travesía épica!
¿Qué partes del proceso de traducción se pueden automatizar?
Si consideramos un proyecto de traducción estándar, tal y como se muestra en la imagen, observamos que prácticamente cada fase del workflow puede beneficiarse de la automatización.
El análisis preliminar del material puede ejecutarse de forma automática: simples automatizaciones pueden arrancar el recuento de palabras y el análisis con un CAT tool, monitoreando ciertas carpetas.
La planificación se optimiza asignando fechas y recursos dinámicamente a través de calendarios conectados y flujos de trabajo que generan notificaciones inmediatas para todos los involucrados.
En la recepción de archivos hay sistemas integrales que permiten la carga directa a través de portales o integraciones con el correo electrónico y FTP, y también soluciones low-code que pueden monitorizar carpetas en la nube.
El análisis preliminar del material puede ejecutarse de forma automática: simples automatizaciones pueden arrancar el recuento de palabras y el análisis con un CAT tool, monitoreando ciertas carpetas.
La planificación se optimiza asignando fechas y recursos dinámicamente a través de calendarios conectados y flujos de trabajo que generan notificaciones inmediatas para todos los involucrados.
La asignación de recursos también se puede automatizar conectando bases de datos de traductores y revisores, de forma que se asignen las tareas de acuerdo a competencias y disponibilidad, integrando alertas vía email o aplicaciones de mensajería.
Durante la fase de producción, que abarca tanto la traducción como la revisión, se pueden conectar las herramientas de traducción con programas de traducción asistida basados en inteligencia artificial y con glosarios externos.
Asimismo, el monitorizado del proyecto se puede llevar a cabo a través de paneles de control que actualizan en tiempo real el estado del trabajo, mientras que la gestión de riesgos utiliza alertas y triggers personalizados para identificar y corregir desviaciones de inmediato.
El control de calidad de los archivos traducidos se refuerza con auditorías automáticas que verifican la coherencia terminológica y la corrección de formato antes de la entrega final, que puede realizarse de manera automatizada mediante plataformas seguras que integran confirmación de recepción y seguimiento de envíos.
Por último, las fases de análisis del feedback y gestión de materiales colaterales, como los glosarios y las memorias de traducción, se automatizan mediante encuestas, reportes centralizados y sincronización continua con repositorios en la nube, permitiendo así una mejora continua del proceso.
En definitiva, cada componente del proyecto de traducción puede ser automatizado, ya sea a través de sistemas integrales o soluciones low-code/no-code, logrando un flujo de trabajo ágil, coherente y personalizado.
“Cada componente del proyecto de traducción puede ser automatizado, ya sea a través de sistemas integrales o soluciones low-code/no-code, logrando un flujo de trabajo ágil, coherente y personalizado.”
Sistemas de gestión integrales vs. soluciones low-code o no-code
Como muchos otros, la transformación digital ha revolucionado también el sector de la traducción. Gracias a la tecnología, es posible reducir tiempos, minimizar errores y optimizar costes, mejorando la eficiencia en cada etapa del proceso.
Muy a menudo las empresas de traducción usan sistemas integrales de gestión, que habitualmente se definen como TMS o TBMS, del inglés «Translation (Business) Management Systems». Estos programas ofrecen una gestión centralizada y coherente, aunque pueden resultar costosos para pequeñas y medianas empresas.
Por ello, las soluciones low-code/no-code se plantean como una alternativa flexible y económica, con la ventaja añadida de que permiten integraciones con otras herramientas que no están contempladas en los TMS/TBMS.
En las próximas secciones veremos en detalle cómo automatizar cada una de las fases de un proyecto de traducción mencionadas anteriormente, contrastando las ventajas y limitaciones de ambos enfoques.
1. Recepción de los archivos para traducir
Los TMS/TBMS destacan por ofrecer portales dedicados para clientes y proveedores, desde los cuales se pueden cargar archivos. A menudo se integran con servidores de correo o FTP. Además, en ocasiones, convierten automáticamente los documentos subidos a formatos estándar para su traducción.
Por otro lado, las soluciones low-code/no-code, como Zapier, Make.com o PowerAutomate, permiten monitorear carpetas en la nube y descargar archivos de diversas fuentes de forma automática. Su flexibilidad para integrar orígenes no estándares y personalizar disparadores según las necesidades del proyecto resulta invaluable.
2. Análisis del material para traducir
El análisis automatizado de los TMS/TBMS realiza conteos de palabras, detecta frases repetidas, segmenta textos y compara el contenido de los archivos con las memorias de traducción, o sea con las bases de datos que contienen todo lo que se ha traducido anteriormente para cierto cliente. Además, generan informes que evalúan la complejidad del proyecto para la elaboración del presupuesto correspondiente.
Con las soluciones no-code, es posible crear flujos que envían los archivos subidos por los clientes a servicios de análisis externo vía APIs y consolidan resultados en dashboards personalizados. Esto ofrece la capacidad de incorporar algoritmos de inteligencia artificial adaptados a las necesidades específicas del contenido.
3. Planificación y asignación
Los TMS/TBMS facilitan la planificación con plantillas de proyecto predefinidas: p. ej. pretraducción + revisión + supervisión. También saben asignar recursos automáticamente siguiendo reglas configuradas. Además, garantizan sincronización y visibilidad integral del calendario del proyecto a todo el equipo.
En cambio, las herramientas low-code/no-code se integran con calendarios digitales externos y permiten configurar timelines dinámicas y disparadores basados en eventos. Por ejemplo, cada vez que un traductor sube su trabajo a cierta carpeta compartida, el gestor de proyecto recibe una notificación de correo o un SMS. Además, pueden vincular el estado de las tareas definidas en un sistema de gestión con avisos en las herramientas de comunicación, como Slack o Microsoft Teams.
4. Producción y control de calidad
Durante la fase de traducción y revisión, los TMS/TBMS aseguran uniformidad y coherencia al centralizar memorias de traducción y herramientas de traducción asistida integradas. En cuanto al control de calidad, casi todos los sistemas integrados implementan herramientas QA para verificar aspectos lingüísticos y técnicos, reduciendo errores y estandarizando la calidad.
Para alcanzar lo mismo con las soluciones low-code/no-code es necesario integrarlas con herramientas externas de revisión y generación de reportes automáticos.
5. Monitorización y gestión de riesgos
Los TMS/TBMS proporcionan paneles de control en tiempo real, configuraciones de alertas y notificaciones centralizadas que permiten gestionar y monitorizar el rendimiento del proyecto de forma automatizada.
Con las soluciones low-code/no-code, se pueden crear flujos que envían alertas instantáneas ante anomalías detectadas y consolidar datos en herramientas de visualización como Power BI, adaptándose a parámetros definidos por los usuarios.
6. Feedback y gestión de recursos
Después del cierre de un proyecto la mayoría de los TMS/TBMS tienen funcionalidades para recopilar feedback sistemáticamente y generar informes que identifican áreas de mejora. También ofrecen herramientas para organizar los glosarios y las memorias de traducción de manera centralizada.
Las soluciones low-code/no-code, necesitan apoyarse en plataformas como Typeform para recopilar las opiniones de los clientes. Una vez se tengan los resultados, se pueden generar automáticamente gráficas y resúmenes, combinando estos datos con otros del proyecto. Respecto de los materiales de proyecto, será necesario escribir rutinas personalizadas para actualizar y sincronizar automáticamente los materiales lingüísticos almacenados en la nube, como las bases de datos terminológicas y de traducción.
Tabla comparativa: TMS/TBMS vs. Herramientas low-code/no-code
En la siguiente tabla resumimos los dos enfoques.
| Fase del proyecto de traducción | TMS/TBMS | Soluciones low-code/no-code |
|---|---|---|
| Recepción de Archivos | Portales de carga, integración con email y FTP | Automatizaciones que monitorean carpetas en la nube y correos electrónicos |
| Análisis del material | Análisis automatizado, segmentación y reporte | Integración con APIs de análisis y consolidación de datos en hojas de cálculo |
| Planificación | Timeline predeterminada y asignación automática | Integración con calendarios y flujos de trabajo adaptados a herramientas externas de gestión de proyectos |
| Asignación de recursos | Base de datos integrada y notificaciones centralizadas | Flujos que notifican vía Slack, Teams o SMS, conectando tareas con colaboradores |
| Producción (traducción y revisión) | Integración con herramientas de traducción asistida | Envío automatizado a las herramientas de traducción mediante APIs y actualización automática en la nube |
| Monitorización | Dashboard en tiempo real y reportes configurados | Integración con herramientas de reportes personalizables |
| Gestión de riesgos | Alertas automáticas para plazos incumplidos o incidencias críticas | Triggers personalizados con notificaciones instantáneas vía email, SMS o notificaciones push |
| Control de calidad | QA integrado para revisión de estilo, terminología y formato | Automatización que invoca APIs de corrección gramatical y consolidación de resultados en informes |
| Entrega | Envío automatizado a través de portales seguros y seguimiento de recepción | Flujo de trabajo que gestiona entregas mediante integración con servicios de cloud y sistemas de mailing |
| Análisis del feedback | Recopilación y análisis sistematizado de feedback post-entrega | Automatización de encuestas con herramientas de terceros y consolidación de respuestas en dashboards o hojas de cálculo |
| Gestión de los materiales del proyecto | Centralización y actualización en tiempo real de glosarios y memorias de traducción | Flujos ad hoc que sincronizan y actualizan materiales en plataformas en la nube |
Hacia una nueva era: el brillante camino hacia la automatización
En la Tierra de las Tareas Manuales, las sombras del esfuerzo repetitivo y la pérdida de tiempo parecían imposibles de disipar. Pero la automatización es el anillo único que nos permite controlarlas y liberarnos de su carga. Ya no es necesario emprender una travesía épica ni enfrentarse a un sinfín de obstáculos para gestionar proyectos de manera eficiente.
Los sistemas integrales (TMS/TBMS) son ideales para proyectos de gran escala y organizaciones con presupuestos amplios, ya que proporcionan una gestión centralizada y procesos estandarizados.
Sin embargo, para pequeñas y medianas empresas, las soluciones low-code/no-code representan una excelente alternativa que permite personalizar los flujos de trabajo y conectar con otras herramientas, función que un TMS/TBMS tradicional a menudo no contempla.
A veces, optar por un enfoque híbrido, combinando lo mejor de ambos mundos, puede ser la clave para conseguir un balance óptimo entre coherencia y flexibilidad, adaptándose así a las necesidades y recursos específicos de cada organización.
Así que, si estás listo para abandonar las tierras sombrías y emprender este viaje hacia la optimización, te invitamos a contactar con nosotros. Juntos, cruzaremos el umbral hacia un futuro más ágil, brillante y lleno de posibilidades. ¡Que este sea el comienzo de tu aventura hacia la eficiencia!