Oggi vi spiegheremo come potete automatizzare la traduzione e come questo può aiutarvi a rendere la vostra attività senza confini.
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Noi di Ideomatica sappiamo bene di cosa si tratta e sapete perché? Grazie a oltre 20 anni di esperienza. Sì, avete letto bene.
Ideomatica è un progetto di Qabiria, un'azienda nata per compiere una nobile missione: tradurre. Tradurre perché tutti possano comunicare, senza fraintendimenti e con la garanzia di una qualità impeccabile.
Anno dopo anno, Qabiria ha acquisito riconoscimenti ed esperienza. Ha lavorato per alcuni dei clienti più noti dell'intero mercato dei servizi linguistici. Finché un giorno, intorno al 2021, è arrivata l'intelligenza artificiale. In Qabiria abbiamo scoperto che non solo ci aiutava a ottimizzare e correggere i testi tradotti per i nostri clienti, ma ci semplificava anche la vita, facendoci risparmiare tempo.
Gradualmente ci siamo resi conto che l'intelligenza artificiale era destinata a rimanere. Così abbiamo iniziato a usarla per automatizzare le attività più lunghe e laboriose.
Da qui è nata un'idea, o meglio, un'idea automatica: Ideomatica!
In effetti, dopo molti anni di attività nel settore della traduzione, sappiamo che "automatizzare" non si applica solo alle traduzioni automatiche, ma anche a molte altre attività e compiti aziendali. Nel corso degli anni, abbiamo avuto a che fare con una moltitudine di sistemi e programmi diversi, per non parlare di tutti i formati che abbiamo dovuto trattare: una vera avventura!
I lavori manuali sono stati a lungo simili all'"unico anello" di cui parla Tolkien nei suoi libri: necessari, ma difficili da gestire senza cadere sotto il suo controllo. Tuttavia, nella nostra particolare Terra di Mezzo, abbiamo trovato un modo per dissipare queste ombre.
Grazie a Ideomatica, puoi avere la tua Ring Community: siamo pronti ad accompagnarti, farti risparmiare tempo e farti guadagnare, perché non tutto il manuale deve essere un viaggio epico!
Quali parti del processo di traduzione possono essere automatizzate?
Se consideriamo un progetto di traduzione standard, come mostrato nell'immagine, possiamo notare che quasi tutte le fasi del flusso di lavoro possono beneficiare dell'automazione.
L'analisi preliminare del materiale può essere eseguita automaticamente: semplici automazioni possono avviare il conteggio delle parole e l'analisi con uno strumento CAT, monitorando determinate cartelle.
La pianificazione è ottimizzata grazie all'assegnazione dinamica di date e risorse attraverso calendari e flussi di lavoro collegati che generano notifiche immediate a tutti i soggetti coinvolti.
Per la ricezione dei file, esistono sistemi completi che consentono l'upload diretto attraverso portali o integrazioni con e-mail e FTP, nonché soluzioni low-code in grado di monitorare le cartelle nel cloud.
L'analisi preliminare del materiale può essere eseguita automaticamente: semplici automazioni possono avviare il conteggio delle parole e l'analisi con uno strumento CAT, monitorando determinate cartelle.
La pianificazione è ottimizzata grazie all'assegnazione dinamica di date e risorse attraverso calendari e flussi di lavoro collegati che generano notifiche immediate a tutti i soggetti coinvolti.
L 'allocazione delle risorse può essere automatizzata anche collegando i database di traduttori e revisori, in modo da assegnare i compiti in base alle competenze e alla disponibilità, integrando avvisi via e-mail o applicazioni di messaggistica.
Durante la fase di produzione, che comprende sia la traduzione che la revisione, gli strumenti di traduzione possono essere collegati a programmi di traduzione assistita da computer basati sull'intelligenza artificiale e a glossari esterni.
Inoltre, il monitoraggio del progetto può essere effettuato tramite dashboard che aggiornano lo stato dei lavori in tempo reale, mentre la gestione dei rischi utilizza avvisi e trigger personalizzati per identificare e correggere immediatamente le deviazioni.
Il controllo della qualità dei file tradotti è rafforzato da audit automatici che verificano la coerenza terminologica e la correzione della formattazione prima della consegna finale, che può essere automatizzata tramite piattaforme sicure che integrano la conferma di ricezione e il monitoraggio della spedizione.
Infine, le fasi di analisi dei feedback e di gestione dei materiali collaterali, come glossari e memorie di traduzione, sono automatizzate attraverso sondaggi, reportistica centralizzata e sincronizzazione continua con i repository in cloud, consentendo così un miglioramento continuo del processo.
In breve, ogni componente del progetto di traduzione può essere automatizzato, attraverso sistemi integrati o soluzioni low-code/no-code, ottenendo un flusso di lavoro agile, coerente e personalizzato.
"Ogni componente del progetto di traduzione può essere automatizzato, attraverso sistemi end-to-end o soluzioni low-code/no-code, ottenendo un flusso di lavoro agile, coerente e personalizzato."
Sistemi di gestione integrati vs. soluzioni low-code o no-code
Come molti altri, la trasformazione digitale ha rivoluzionato anche il settore della traduzione. Grazie alla tecnologia, è possibile ridurre i tempi, minimizzare gli errori e ottimizzare i costi, migliorando l'efficienza in ogni fase del processo.
Molto spesso le agenzie di traduzione utilizzano sistemi di gestione completi, solitamente definiti TMS o TBMS (Translation (Business) Management Systems). Questi programmi offrono una gestione centralizzata e coerente, anche se possono essere costosi per le piccole e medie imprese.
Le soluzioni low-code/no-code offrono quindi un'alternativa flessibile ed economica, con l'ulteriore vantaggio di consentire integrazioni con altri strumenti non coperti dal TMS/TBMS.
Nelle sezioni seguenti analizzeremo in dettaglio come automatizzare ciascuna delle suddette fasi di un progetto di traduzione, confrontando i vantaggi e i limiti di entrambi gli approcci.
1. Ricezione dei file da tradurre
I TMS/TBMS si distinguono per l'offerta di portali dedicati a clienti e fornitori, da cui è possibile caricare i file. Spesso sono integrati con server di posta elettronica o FTP. Inoltre, a volte convertono automaticamente i documenti caricati in formati standard per la traduzione.
D'altra parte, le soluzioni low-code/no-code, come Zapier, Make.com o PowerAutomate, consentono di monitorare le cartelle nel cloud e di scaricare automaticamente i file da varie fonti. La loro flessibilità nell'integrare fonti non standard e nel personalizzare i trigger in base alle esigenze del progetto è inestimabile.
2. Analisi del materiale da tradurre
L'analisi automatizzata del TMS/TBMS esegue il conteggio delle parole, individua le frasi ripetute, segmenta i testi e confronta il contenuto dei file con le memorie di traduzione, ossia con i database contenenti tutto ciò che è stato tradotto in precedenza per un determinato cliente. Inoltre, generano rapporti che valutano la complessità del progetto per preparare il budget corrispondente.
Con le soluzioni no-code, è possibile creare flussi che inviano i file caricati dai clienti a servizi di analisi esterni tramite API e consolidare i risultati in dashboard personalizzati. Ciò offre la possibilità di incorporare algoritmi di intelligenza artificiale adattati alle esigenze specifiche dei contenuti.
3. Pianificazione e assegnazione
I TMS/TBMS facilitano la pianificazione con modelli di progetto predefiniti: ad esempio, pre-traduzione + revisione + supervisione. Inoltre, sanno come allocare automaticamente le risorse in base a regole configurate. Inoltre, garantiscono la sincronizzazione e la visibilità end-to-end della pianificazione del progetto per l'intero team.
Al contrario, gli strumenti low-code/no-code si integrano con calendari digitali esterni e consentono di impostare tempistiche dinamiche e trigger basati su eventi. Ad esempio, ogni volta che un traduttore carica il suo lavoro in una determinata cartella condivisa, il project manager riceve una notifica via e-mail o SMS. Inoltre, possono collegare lo stato dei compiti definiti in un sistema di gestione con le notifiche degli strumenti di comunicazione, come Slack o Microsoft Teams.
4. Produzione e controllo qualità
Durante la fase di traduzione e revisione, i TMS/TBMS garantiscono uniformità e coerenza grazie alla centralizzazione delle memorie di traduzione e agli strumenti CAT integrati. Per quanto riguarda il controllo della qualità, quasi tutti i sistemi integrati implementano strumenti di QA per verificare gli aspetti linguistici e tecnici, riducendo gli errori e standardizzando la qualità.
Per ottenere lo stesso risultato con le soluzioni low-code/no-code è necessario integrarle con strumenti di revisione esterna e di reporting automatico.
5. Monitoraggio e gestione del rischio
I TMS/TBMS forniscono dashboard in tempo reale, impostazioni di allarme e notifiche centralizzate che consentono la gestione e il monitoraggio automatizzati delle prestazioni del progetto.
Con le soluzioni low-code/no-code, è possibile creare flussi che inviano avvisi istantanei alle anomalie rilevate e consolidano i dati in strumenti di visualizzazione come Power BI, adattandosi ai parametri definiti dall'utente.
6. Feedback e gestione delle risorse
Dopo la chiusura di un progetto, la maggior parte dei TMS/TBMS dispone di funzionalità per la raccolta sistematica di feedback e la generazione di report che identificano le aree di miglioramento. Offrono inoltre strumenti per organizzare i glossari e le memorie di traduzione a livello centrale.
Le soluzioni low-code/no-code devono affidarsi a piattaforme come Typeform per raccogliere i feedback dei clienti. Una volta che i risultati sono disponibili, è possibile generare automaticamente grafici e riepiloghi, combinando questi dati con altri dati del progetto. Per i materiali del progetto, sarà necessario scrivere routine personalizzate per aggiornare e sincronizzare automaticamente i materiali linguistici archiviati nel cloud, come i database terminologici e di traduzione.
Tabella di confronto: TMS/TBMS vs. strumenti low-code/no-code
La tabella seguente riassume i due approcci.
| Fase del progetto di traduzione | TMS/TBMS | Soluzioni low-code/no-code |
|---|---|---|
| Ricezione dei file | Portali di caricamento, e-mail e integrazione FTP | Automazioni che monitorano le cartelle e le e-mail del cloud |
| Analisi del materiale | Analisi, segmentazione e reporting automatizzati | Integrazione con le API di consolidamento e analisi dei dati dei fogli di calcolo |
| Pianificazione | Timeline predefinita e assegnazione automatica | Integrazione con calendari e flussi di lavoro personalizzati con strumenti di gestione dei progetti esterni. |
| Assegnazione delle risorse | Database integrato e notifiche centralizzate | Flussi di notifica via Slack, Teams o SMS, che collegano le attività con i collaboratori. |
| Produzione (traduzione e revisione) | Integrazione con gli strumenti di traduzione assistita | Invio automatico agli strumenti di traduzione tramite API e aggiornamento automatico nel cloud |
| Monitoraggio | Cruscotto in tempo reale e report configurati | Integrazione con strumenti di reporting personalizzabili |
| Gestione del rischio | Avvisi automatici per scadenze non rispettate o incidenti critici | Inneschi personalizzati con notifiche istantanee via e-mail, SMS o notifiche push |
| Controllo qualità | QA integrato per i controlli di stile, terminologia e formattazione | Automazione dell'invocazione di API per il controllo grammaticale e il consolidamento dei risultati in report. |
| Consegna | Spedizione automatizzata attraverso portali sicuri e tracciabilità della ricezione | Flusso di lavoro che gestisce la deliverability attraverso l'integrazione con i servizi cloud e i sistemi di mailing |
| Analisi del feedback | Raccolta e analisi sistematica del feedback post consegna | Automazione dei sondaggi con strumenti di terze parti e consolidamento delle risposte in dashboard o fogli di calcolo |
| Gestione dei materiali del progetto | Centralizzazione e aggiornamento in tempo reale di glossari e memorie di traduzione | Flussi ad hoc per la sincronizzazione e l'aggiornamento dei materiali su piattaforme cloud. |
Verso una nuova era: la strada scintillante dell'automazione
Nel Paese dei compiti manuali, le ombre dello sforzo ripetitivo e della perdita di tempo sembravano impossibili da dissipare. Ma l'automazione è l'unico anello che ci permette di controllarli e di liberarci dal loro peso. Non è più necessario intraprendere un viaggio epico o affrontare una miriade di ostacoli per gestire i progetti in modo efficiente.
I sistemi end-to-end (TMS/TBMS) sono ideali per i progetti su larga scala e per le organizzazioni con grandi budget, in quanto forniscono una gestione centralizzata e processi standardizzati.
Tuttavia, per le piccole e medie imprese, le soluzioni low-code/no-code rappresentano un'ottima alternativa che consente di personalizzare i flussi di lavoro e di collegarsi ad altri strumenti, una funzione che un TMS/TBMS tradizionale spesso non fornisce.
A volte, optare per un approccio ibrido, che combini il meglio dei due mondi, può essere la chiave per raggiungere un equilibrio ottimale tra coerenza e flessibilità, adattandosi così alle esigenze e alle risorse specifiche di ogni organizzazione.
Quindi, se siete pronti a lasciare le terre oscure e a intraprendere questo viaggio verso l'ottimizzazione, vi invitiamo a mettervi in contatto con noi. Insieme, varcheremo la soglia di un futuro più snello, luminoso e ricco di possibilità. Che sia l'inizio della vostra avventura verso l'efficienza!