Come automatizzare i processi aziendali senza complicarsi la vita

L 'automazione delle attività non è mai stata così accessibile come oggi, grazie all'ampia gamma di strumenti low-code e no-code disponibili sul mercato. Piattaforme consolidate come IFTTT, Zapier e Make (precedentemente noto come Integromat), e altre più recenti come Pabbly Connect, offrono un'ampia gamma di alternative per collegare le app in modo intuitivo. 

Le altre opzioni spaziano da soluzioni economiche e di base, come Automate.io, a strumenti più avanzati e specializzati, come n8n, Tray.io o Power Automate di Microsoft. Con così tante possibilità a disposizione, è facile essere tentati di iscriversi e iniziare a sperimentare per scoprire fino a che punto si può arrivare.

Questi strumenti sono solitamente ben documentati, hanno comunità di utenti molto attive e un gran numero di tutorial ufficiali e amatoriali. Tuttavia, siamo onesti, spesso la curiosità ha la meglio e molti preferiscono esplorare da soli dopo aver visto un paio di video su YouTube. Tuttavia, raramente è possibile replicare la procedura alla lettera e la necessità di adattare il flusso al proprio caso (a volte rimanendo bloccati in cicli di tentativi ed errori) porta a progressi molto lenti.

Questo approccio "go as you go" può funzionare per le applicazioni più semplici, ma per evitare di dedicare troppo tempo a sviluppi più complessi senza ottenere i risultati attesi, abbiamo raccolto tre raccomandazioni fondamentali per chi inizia o ha un'esperienza limitata nella creazione di automazioni:

1. Iniziare dalla fine
2. Fare attenzione alla scelta del innesco
3. Imparare a leggere il registro per eseguire la risoluzione dei problemi

1. Iniziare dalla fine

Anche se può sembrare controintuitivo, "iniziare dalla fine" è una strategia ampiamente utilizzata nell'IT, e gli strumenti di automazione dei processi non fanno eccezione.

Queste piattaforme si distinguono per la loro facilità d'uso e intuitività, con interfacce drag-and-drop che facilitano la creazione di flussi. È quindi molto allettante iniziare ad aggiungere elementi al processo senza prestare attenzione all'obiettivo finale. Tuttavia, questo metodo presenta il rischio di finire in un vicolo cieco, poiché ogni fase del flusso dipende spesso da quella precedente. Ciò riduce la flessibilità di apportare modifiche una volta che si è progrediti nello sviluppo e può significare che qualsiasi modifica intermedia comporta la necessità di rifare gran parte del flusso.

Pertanto, quando si sviluppano flussi di automazione, è essenziale definire la struttura di base fin dall'inizio e modificarla il meno possibile. Il modo migliore per raggiungere questo obiettivo è iniziare dalla fine: identificare l'ultimo passo e determinare quali dati e parametri l'applicazione di destinazione richiede per eseguire l'azione desiderata. Questo vi permetterà di ragionare "a ritroso", assicurandovi che ogni passo precedente generi le informazioni necessarie per il passo successivo.

Facciamo un esempio pratico: immaginiamo di voler utilizzare Make per creare, a partire da un input dell'utente, un nuovo post del blog in WordPress generato dall'intelligenza artificiale. Affinché WordPress possa supportare i nuovi post attraverso l'integrazione con Make, ci sono alcuni dati essenziali, come il titolo, il contenuto e il tipo di post (post, pagina, ecc.).

Tuttavia, probabilmente non ci si vuole limitare alle nozioni di base, ma è necessario personalizzare anche le impostazioni del post, ad esempio contrassegnandolo come bozza da rivedere prima della pubblicazione, organizzandolo, applicando categorie e tag o assegnando un autore.

Inoltre, è importante considerare il tipo di dati che ogni campo supporta. Se, ad esempio, si vuole impostare una data di pubblicazione, è necessario assicurarsi di inserire la data in uno dei formati riconosciuti da WordPress. In caso contrario, il flusso potrebbe fallire o generare errori imprevisti.

È qui che si apprezza l'importanza di "iniziare dalla fine", perché tutti i dati obbligatori e facoltativi da includere dovranno essere raccolti nelle fasi precedenti della procedura, nel formato appropriato.

2. Fate attenzione alla scelta dell'innesco!

Il secondo passo fondamentale è la scelta del trigger, cioè dell'evento iniziale che attiva il flusso automatico. Questa decisione non è sempre facile, poiché i trigger possono variare notevolmente a seconda del sistema e dell'obiettivo da raggiungere. Inoltre, ogni tipo di trigger ha le sue limitazioni, che influenzano la configurazione delle fasi successive e la facilità di sviluppo del flusso.

Su piattaforme come Make, sono disponibili decine di trigger per ogni integrazione, quindi la scelta di quello giusto richiede spesso tempo e prove. I trigger più comuni sono:

• Ricezione di un'e-mail a un account specifico o qualsiasi altro tipo di notifica.
• Caricamento di un file in una cartella nel cloud.
• Invio di un modulo o modifica di un campo in un database, come una semplice cella di Google Sheets.

Esiste anche la possibilità di programmare trigger automatici senza la necessità di un evento esterno. Ad esempio, un flusso può essere configurato per rilevare le modifiche in una cartella a intervalli fissi (ad esempio, ogni 15 minuti o una volta alla settimana... e tutto il resto). In questo caso, è importante regolare con precisione la frequenza per evitare due situazioni comuni:

1. Intervalli troppo frequenti: il limite di transazioni dell'abbonamento è esaurito.
2. Intervalli troppo ampi: si accumulano troppe modifiche e il flusso si blocca.

Una delle soluzioni più efficaci a questi problemi è l'uso dei webhook, che consentono di attivare l'automazione quando si verifica un'azione specifica. Il sistema genera quindi un URL unico che può essere collegato all'azione di un utente, ad esempio, attivando il flusso solo quando necessario. Un'altra opzione più avanzata è quella di utilizzare una chiamata API per eseguire azioni che non sono incluse nelle integrazioni predefinite.

In sintesi, prima di scegliere un trigger, assicuratevi di avere chiaro il vostro obiettivo e quali eventi sono critici per il vostro sistema. Provate diverse opzioni e non basatevi solo sulla teoria. Implementate il trigger e testatelo in diversi scenari per assicurarvi che si comporti come previsto.

3. Imparare a leggere il registro per la risoluzione dei problemi.

Un flusso automatico può includere più componenti, ciascuno con il proprio insieme di variabili. Quando qualcosa va storto, gli errori tendono ad accumularsi, rendendo la risoluzione dei problemi sempre più complessa. Per ridurre questo rischio, spesso creiamo dei punti di controllo intermedi per verificare che i dati raccolti fino a quel momento e il formato siano corretti. Un modo semplice per farlo è inviare i dati a un documento di prova, come un foglio di calcolo di Google Doc o Google Sheets, dove è possibile visualizzare tutte le informazioni in modo chiaro e organizzato.

Ogni volta che viene eseguito un flusso automatico, viene generato un registro delle attività che registra tutti gli eventi che si sono verificati in ogni fase. Il problema è che questo registro contiene di solito una grande quantità di informazioni, di cui solo una piccola percentuale è di solito veramente utile per noi. Pertanto, è importante imparare a ispezionare il log e sapere dove trovare i dati rilevanti per il tracciamento degli errori.

In Make, i log sono presentati sotto forma di albero delle azioni, dove ogni fase può essere espansa facendo clic sul simbolo (+). I rami chiusi contengono i dettagli necessari per capire cosa è successo in ogni parte del flusso. Per trovare rapidamente le informazioni necessarie a risolvere gli errori, è fondamentale prendere confidenza con questa interfaccia. Con la pratica, l'interpretazione dei log diventa più facile e accessibile, riducendo il tempo necessario per individuare e correggere i bug.

Bonus: Controllo degli errori e gestione delle eccezioni

Quando sviluppiamo un flusso di automazione, tendiamo a concentrarci sul fatto che tutto funzioni correttamente "in condizioni ideali". Tuttavia, la realtà è che gli errori si verificano, anche se non dipendono da come è stato progettato il flusso. Servizi interrotti, formati di dati errati o guasti alla connessione API sono solo alcune delle cause più frequenti.

Per evitare di interrompere l'intero flusso o di generare risultati inattesi, si consiglia di includere un sistema di controllo degli errori e di gestione delle eccezioni. In questo modo, il flusso non viene interrotto da un errore singolo e si possono applicare strategie per "recuperare" dall'errore.

Alcune piattaforme, come Make, offrono diverse azioni predefinite per gestire gli errori. Se il tipo di errore è minore e non influisce negativamente sull'intero processo, può essere ignorato e la risoluzione del problema può essere rimandata.

D'altra parte, se ignorare il fallimento influisce sul processo, si può scegliere di riprovare l 'esecuzione del passo, configurando il numero e l'intervallo di ripetizione dei tentativi. È opportuno utilizzare questa funzione quando si prevede che l'errore sia temporaneo (ad esempio, un'API che non risponde in modo tempestivo).

In terzo luogo, è possibile definire condizioni di eccezione specifiche per "catturare" determinati errori ed eseguire passaggi alternativi. In altre parole, se un errore non può essere risolto con dei tentativi, è necessaria una deviazione, ad esempio salvando i dati in un file temporaneo in modo da non perderli e inviando una notifica in Slack per avvisare che il flusso richiede l'attenzione umana.

Con queste strategie, il flusso diventa molto più robusto, in quanto non viene interrotto da errori minori e, se qualcosa non può essere risolto automaticamente, viene notificato immediatamente.

Conclusione

Che si tratti di automatizzare le azioni di marketing, di creare flussi di gestione dei progetti semplificati o di organizzare i documenti con l'intelligenza artificiale, la sofisticazione delle piattaforme di automazione è in continua crescita ed è facile perdersi nella navigazione di processi che diventano presto complessi.

Con questa guida, ora avete le 3 regole fondamentali per trovare la soluzione alle vostre esigenze. Ricordate: partite dalla fine, scegliete il trigger giusto e imparate a interpretare i log per individuare gli errori in tempo. Se poi incorporerete anche un sistema di controllo degli errori e delle eccezioni, i vostri flussi saranno molto più affidabili ed efficienti.

Se tutto questo vi sembra interessante ma un po' opprimente, non preoccupatevi, non dovete farlo da soli. Possiamo aiutarvi a progettare, ottimizzare e gestire le vostre automazioni per ottenere il massimo da questi strumenti. Contattateci e scoprite come semplificare la vostra quotidianità con flussi intelligenti.