La sfida
Un'agenzia di influencer marketing ci ha lanciato una sfida: automatizzare l'intero processo di sottotitolazione dei video di YouTube in 3 lingue diverse entro un massimo di 48 ore per ordine.
L'obiettivo era ridurre l'intervento manuale, accelerare la produzione e controllare ogni lavoro in tempo reale.
Il flusso di lavoro doveva coprire tutte le fasi chiave del processo:
- Caricamento dei video modificati su un server.
- Trascrizione automatica dei video e generazione di sottotitoli nella lingua corrispondente.
- Revisione e sincronizzazione manuale dei sottotitoli.
- Consegna finale dei file SRT.
Inoltre, il cliente aveva bisogno di un sistema per tenere traccia del tempo e registrare ogni lavoro per facilitare la fatturazione del lavoro di sottotitolazione manuale in base alla lunghezza di ogni video.
Per garantire il controllo e la tracciabilità di ogni incarico, abbiamo creato un foglio di calcolo in Google Sheets condiviso con i collaboratori, dove abbiamo registrato (tra le altre cose):
- Dati video (data di arrivo, nome del file, durata).
- Data di consegna.
- Persona responsabile della sottotitolazione.
La comunicazione con il team è stata gestita attraverso Mattermost, un'alternativa open source a Slack, che ha facilitato il coordinamento tra il project manager e i vari collaboratori.
Tuttavia, è emersa un'importante limitazione: il cliente voleva che qualsiasi membro del suo team fosse in grado di caricare video senza la necessità di registrarsi o avere un account su un'applicazione specifica.
Questa restrizione ci ha portato a scartare l'opzione di utilizzare direttamente Sonix, lo strumento di trascrizione e sottotitolazione scelto, poiché non consente il caricamento anonimo.
Analisi del processo e scelta dello strumento
Per automatizzare il flusso di lavoro, abbiamo identificato le azioni chiave da eseguire automaticamente all'arrivo di ogni nuovo video:
- Importare il video nella piattaforma di trascrizione Sonix.
- Registrate i dati del video (data, mittente, nome del file e durata) nel foglio Google per ogni lingua.
- Avvisate il team tramite un messaggio in Mattermost, in un canale dedicato per ogni lingua.
Un aspetto fondamentale dell'intero processo era il sistema di gestione della ricezione e dell'archiviazione dei video. Abbiamo quindi esplorato diverse soluzioni cloud e, dopo aver valutato diverse opzioni, abbiamo stabilito che l'alternativa migliore era utilizzare Google Drive. Questo sistema è ampiamente utilizzato e si distingue per la sua compatibilità con gli strumenti di automazione.
Pertanto, è stata presa in considerazione la possibilità di utilizzare un modulo Google collegato a Google Drive, ma anche questa opzione richiedeva l'accesso con un account Google, quindi non soddisfaceva l'esigenza di accessibilità universale per gli editori di video.
La soluzione definitiva è stata quella di aggiungere una fase preliminare al processo, sfruttando la funzionalità "Richiesta file" di Synology, che consente di creare una pagina dedicata con un semplice modulo. Gli utenti hanno semplicemente inserito il loro indirizzo e-mail e caricato il file, che è stato automaticamente archiviato in una cartella con il nome dell'indirizzo e-mail.
Per sincronizzare questa struttura con Google Drive, abbiamo utilizzato l'applicazione CloudStation, inclusa nel sistema operativo DSM di Synology. Ogni volta che un video veniva caricato sul server Synology, veniva automaticamente sincronizzato con una cartella di Google Drive.
Infine, per notificare l'arrivo di nuovi video, abbiamo programmato uno script cron. Ogni 15 minuti, lo script controllava il contenuto delle cartelle del server e, se rilevava nuovi file, inviava un'e-mail automatica al project manager con il percorso e il nome del file caricato.
Anche la scelta dello strumento di automazione è stata una parte fondamentale del servizio. La prima opzione che abbiamo preso in considerazione è stata Zapier, che consente di collegare Google Drive a Sonix tramite una "ricetta" predefinita. Il flusso era semplice: ogni volta che un nuovo file veniva caricato su Google Drive, Zapier lo trasferiva a Sonix, dove veniva eseguita la trascrizione automatica.
Sebbene questa integrazione funzionasse bene, aveva un limite importante: l'API di Google Drive non consente il monitoraggio ricorsivo delle sottocartelle. Ciò significava che era possibile monitorare solo la cartella principale, ma non le sue sottocartelle. Per questo progetto, in cui ogni editor video aveva una propria sottocartella, sarebbe stato necessario creare uno zap per ogni sottocartella, il che avrebbe richiesto uno sforzo manuale che contraddiceva l'obiettivo dell'automazione.
